Ключевое понятие

Функции группового контракта SAP позволяют копировать значения из определенных полей в контракт вышестоящего уровня (групповой контракт) из контрактов клиента, присвоенных групповому контракту. Копирование значений определенных полей в групповой контракт из нижестоящих контрактов клиента основано на заданных полях групповых ссылочных условий, присвоенных групповому контракту из таблиц Сбыта. Эта функция используется для группирования контрактов с целью эффективного администрирования, обеспечивает большую прозрачность, повышает непротиворечивость операций и улучшает отслеживание исполнения контрактов, а также снижает уровень затрат и рисков (поскольку неэффективное администрирование контрактов может стать причиной значительных потерь по выручке и серьезных юридических взысканий). Контракт клиента SAP относится к долгосрочным соглашениям о продажах, которые входят в подмодуль «Сбыт» модуля SD.

С помощью контрактов организации поддерживают долгосрочные торговые отношения с клиентами и обеспечивают непрерывный контроль над своими продуктами и услугами. В результате контракт становится неотъемлемой частью бизнес-процессов. Эффективное управление контрактами позволяет исключить несоответствия в условиях контракта и в процессе его исполнения, а также минимизировать количество споров с клиентами касательно исполнения контракта в связи с проблемами целостности данных и другими причинами. В модуле Сбыта SAP доступен ряд возможностей для оптимизации администрирования контрактов клиента. В частности, с помощью группового контракта можно оптимизировать создание и администрирование группы релевантных контрактов (например, количественных, стоимостных и сервисных контрактов).

Функции полей групповых ссылочных условий и правил копирования позволяют повысить непротиворечивость данных и операций и прозрачность контрактов клиента при использовании групповых контрактов. Это улучшает показатели выполнения контрактов и снижает соответствующие издержки. Это преимущество особенно важно для тех организаций, которые имеют большое количество контрактов со строгими условиями. SAP-система применяет стандартную логику приложения для определения способа копирования данных из группового контракта в соответствующие контракты клиента (нижестоящие).

Примечание.

оля групповых ссылочных условий — это поля вида документа контракта, присвоенные в процедуре ссылочного условия для активации функций копирования или создания ссылок на значения поля вида документа контакта из группового контракта в нижестоящих контрактах клиента.

В этой статье описываются настройка групповых ссылочных условий для группового контракта и способы устранения некоторых проблем развертывания.

Оптимизация администрирования контрактов с помощью бизнес-сценария посредством группового контракта в Сбыте

Контракты чаще всего являются основным элементом в бизнес-отношениях с клиентами; они определяют конкурентные преимущества компании. В среднем около 75 % бизнес-операций и бизнес-отношений строится на контрактных соглашениях, поэтому крайне важно обеспечить оптимальное администрирование контрактов в организации. Как уже было сказано, SAP предлагает бизнесу функции для управления контрактами клиентов. Одной из них является групповой контракт. В Сбыте групповой контракт является вышестоящим контрактом для администрирования группы нижестоящих контрактов клиента, при этом данные, ведение которых осуществляется в групповом контракте, единообразно и автоматически копируются в присвоенные нижестоящие контракты.

Можно привести несколько аргументов в пользу использования группового контракта в организациях с большим количеством контрактов клиентов:

• Повышение эффективности организации: контракты клиента объединяются в групповой контракт на основе критериев, заданных организацией. Такое объединение снижает трудозатраты на определение и поиск контрактов клиента, поскольку каждый групповой контракт имеет описание и обзорный список нижестоящих контрактов. Кроме того, групповой контракт позволяет легко обновлять сразу несколько документов.
• Повышение прозрачности: с помощью обзорного списка всех нижестоящих контрактов администратор контрактов может легко отслеживать выполнение всех соответствующих нижестоящих документов. Их сроки действия легко просмотреть, а подробные данные доступны непосредственно из группового контракта.
• Целостность данных: с помощью полей групповых ссылочных условий и правил копирования можно выполнять ведение уязвимых данных в групповом контракте (единая точка доступа) и переносить такие данные на все присвоенные нижестоящие контракты, чтобы запретить возможность внесения изменений в них.
• Сокращение затрат: благодаря использованию группового контракта SAP можно значительно сократить затраты, связанные с разрешением споров с клиентами, ошибками при выполнении контракта и штрафами.
• Снижение рисков: риски потери клиентов из-за их неудовлетворенности и юридических претензий в связи с нарушением условий контракта существенно снижаются.

Бизнес-сценарий

Производственная компания, которая успешно выстраивает долгосрочные отношения с клиентами на различных рынках и в различных сегментах бизнеса, испытывала сложности с администрированием контрактов клиентов. Она столкнулась с такими проблемами, как невыполнение сотрудниками требований к единым срокам начала и окончания контрактов, противоречия в условиях оплаты, неэффективное отслеживание контрактов из-за их непрозрачности, сложности внесения изменений в контракты для определенных категорий клиентов, частые жалобы клиентов на нарушение условий контрактов и судебные иски, причиной которых стали ошибки персонала.

В ходе внедрения SAP-системы эта производственная компания загрузила в нее около 17 000 активных контрактов. В данном случае для повышения эффективности администрирования контрактов была использована доступная в SAP-системе функция групповых контрактов. Кроме того, компании было рекомендовано создать квалифицированную и опытную группу администраторов контрактов, которая получила полномочия для создания групповых контрактов, управления ими и мониторинга нижестоящих документов на профессиональном уровне. Решение, в котором используются функции групповых контрактов, повысило эффективность администрирования контрактов в производственной компании.

Теперь при необходимости создания контракта клиента он в обязательном порядке привязывается к групповому контракту в зависимости от области сбыта. Администраторы контрактов ежемесячно отслеживают и анализируют выполнение контрактов. Количество споров с клиентами сократилось, и процесс администрирования контрактов стал более эффективным.

Настройка полей групповых ссылочных условий из некоторых таблиц Сбыта

Поле групповых ссылочных условий определяет, каким образом значения поля группового контракта копируются в присвоенные нижестоящие контракты. Оно также задает поля, требующие проверки, и способ выполнения такой проверки.

При создании каждого группового контракта SAP, прежде чем определить групповое ссылочное условие для пользователя SAP, рекомендуется ответить на следующие вопросы:

• Какие возможные бизнес-сценарии будут выполнять нижестоящие контракты?
• Каков ожидаемый срок действия нижестоящих контрактов?
• Будут ли релевантны данные контракта?
• Потребуется ли план фактурирования?
• Должны ли нижестоящие контракты быть специфичными для конкретных клиентов?

Для настройки полей групповых ссылочных условий для группового контракта существуют следующие предпосылки:

1. Должен быть создан или определен вид торгового документа для группового контракта (групповой контракт SAP по умолчанию — GK).
2. Должны быть определены виды документов для нижестоящих контрактов.

Прежде чем перейти к демонстрации настройки полей групповых ссылочных условий, следует перечислить таблицы Сбыта, из которых извлекаются такие поля. Поля групповых ссылочных условий определяют, какие значения копируются или проверяются на предмет непротиворечивости между групповым контрактом и нижестоящими контрактами. Они распределяются по нескольким таблицам в SAP-системе:

• Таблица «Данные заголовка» (Header Data) (VBAK): эта таблица содержит поля «Сбытовая организация» (Sales Organization), «Канал сбыта» (Distribution Channel) и «Сектор» (Division).
• Таблица «Бизнес-данные» (Business Data) (VBKD): эта таблица содержит поля «Код условий платежа» (Terms of Payment Key), «Инкотермс» (Incoterms) и «Курс проводок FI» (Exchange rate for FI postings).
• Таблица «Данные контракта» (Contract Data) (VEDA): эта таблица содержит поля «Срок действия контракта» (Validity period of contract), «Единица срока действия контракта» (Unit of validity period of contract) и «Дата начала действия контракта» (Contract start date).
• Таблица «План фактурирования» (Billing Plan) (FPLA): эта таблица содержит поля «Правило происхождения даты следующего фактурирования/счета-фактуры» (Rule for Origin of Next Billing/Invoice Date) и «Предварительное создание фактурирования/счета-фактуры» (Billing/Invoice Creation in Advance).
• Таблица «Партнер» (Partner) (VBPA): эта таблица содержит поля «Клиент 1» (Customer Number 1), «Код страны» (Country Key) и «Функция партнера» (Partner Function).

Просмотреть поля в таблицах можно в ABAP-словаре SAP. Для перехода к ABAP-словарю SAP воспользуйтесь кодом транзакции SE11 или выберите в меню SAP «Инструменты ▶ Инструментальные средства ABAP ▶ Разработка ▶ ABAP-словарь» (Tools ▶ ABAP Workbench ▶ Development ▶ ABAP Dictionary). При выборе опции «ABAP-словарь» (ABAP Dictionary) откроется экран «ABAP-словарь: первый экран» (ABAP Dictionary: Initial Screen) (рис. 1).

Рис. 1. Ввод имени таблицы на первом экране ABAP-словаря

Введите имя нужной таблицы, например VBAK, в поле «Таблица базы данных» (Database table) и нажмите кнопку «Просмотр» (Display). На экране будут показаны поля, содержащиеся в этой таблице. Например, в таблице «Данные заголовка» (Header Data) (VBAK) будут представлены поля, показанные на рис. 2.

Рис. 2. Поля в таблице данных заголовка торгового документа (VBAK)

В рамках групповых ссылочных условий группового контракта также доступны правила копирования. Правило копирования — это функция контроля, которая определяет способ копирования полей групповых ссылочных условий из группового контракта в нижестоящие документы. Существует три правила:

• A — «Проверять согласованность»: это правило проверяет, присутствует ли в поле нижестоящего контракта такое же значение, что и в поле группового контракта. Если это значение отсутствует, ссылка на групповой контракт удаляется.
• B — «Копировать всегда»: это правило настраивает копирование значения поля из группового контракта в нижестоящие документы. Пользователи не могут вносить изменения в такие значения в нижестоящих контрактах.
• C — «Копировать только в случае согласования»: если это правило задано для поля в групповом контракте, то любое изменение значения этого поля предлагается на уровне нижестоящих контрактов в качестве значения по умолчанию, однако пользователи могут менять это значение в нижестоящих документах. Значение поля копируется только в том случае, если поля группового и нижестоящих контрактов содержали одинаковые значения до внесения изменений в групповой контракт.

Ниже представлена выдержка из описания стандартной потребности, реализованной для клиента. Ему требовалось применить непротиворечивые значения к следующим полям для контрактов всех клиентов в области сбыта xxxx/xx/xx:

• «Условия платежа» (Payment terms).
• «Группа клиентов» (Customer group).
• «Группа цен» (Price group).
• «Прейскурант» (Price list).
• «Блокирование поставки для контроля качества» (Delivery block for Quality Inspection).
• «Способ платежа» (Payment Method).
• «Правило начала срока действия договора» (Contract Start rule).
• «Правило окончания срока действия» (End date rule).

Клиенту также требовалось запретить пользователям вносить изменения в значения этих полей в нижестоящих контрактах.

Для реализации данного сценария группового контракта необходимые виды документов контракта, используемые для нижестоящих контрактов клиентов, в первую очередь были присвоены виду документа группового контракта (GK). Затем были определены таблицы и поля, релевантные для данного требования, и поля групповых ссылочных условий. Кроме того, было присвоено правило копирования, запрещающее пользователям вносить изменения в контракты клиентов нижестоящего уровня; также были изменены уведомления по групповому контракту, чтобы пользователи получали сообщения об изменениях, внесенных в обязательные поля группового контракта при обновлении нижестоящих контрактов.

Рассмотрим процесс настройки полей групповых ссылочных условий для группового контракта SAP в соответствии с вышеперечисленными шагами.

Сначала виды документов нижестоящих контрактов клиентов ZZ и DD присваиваются виду документа группового контракта GK. Для этого используйте код транзакции VORB или выберите в меню SAP IMG «Сбыт ▶ Сбыт ▶ Торговые документы ▶ Контракты ▶ Групповой контракт ▶ Определить групповые ссылочные условия ▶ Определить виды ссылочных торговых документов» (Sales and Distribution ▶ Sales ▶ Sales Documents ▶ Contracts ▶ Master Contract ▶ Define Referencing Requirements ▶ Define Reference Sales Document Types).

Выберите «Определить виды ссылочных торговых документов» (Define Reference Sales Document Types) и перейдите на экран «Определение видов ссылочных торговых документов: обзор» (Define Reference Sales Document Types Overview) (рис. 3).

Рис. 3. Обзорный экран определения видов ссылочных торговых документов

Нажмите кнопку «Новые записи» (New Entries) или выберите пиктограмму копирования  для присвоения видов документов нижестоящих контрактов клиентов ZZ и DD виду документа группового контракта GK. Виды документов нижестоящих контрактов клиентов ZZ и DD можно выбрать в раскрывающемся списке настроенных видов документов контрактов клиентов. Затем в столбце «Источник» (Source) присваивается групповой контракт. На рис. 4 показаны присвоенные виды документов контрактов.

Рис. 4. Присвоенные виды ссылочных торговых документов

После присвоения выберите пиктограмму сохранения (не показана на рисунке), чтобы сохранить настроенные виды документов контрактов клиентов. Теперь следует определить необходимые таблицы сбыта для обязательных полей в указанном выше требовании с помощью таблицы, аналогичной табл. 1.